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Fundamentos de Gestión de la Configuración (2)

enero 10, 2013

Identificación de la configuración

Un elemento de configuración es un elemento físico o lógico, o cualquiera de sus subdivisiones discretas, que cumple una función determinada dentro de un producto, y cuyos parámetros de comportamiento y propiedades físicas se deben especificar y controlar por separado para poder conseguir el funcionamiento global del producto. Un elemento de configuración puede estar definido o representado por un documento o un conjunto de documentos único.

El objetivo de la identificación de la configuración es asignar identificadores a los productos y establecer como estos se descomponen en diferentes entidades o elementos de configuración. En concreto la identificación de la configuración debe cubrir:

  • Cómo se subdivide y estructura el producto en sus diferentes elementos de configuración. La selección de los elementos de configuración y sus interrelaciones describirán lo que se denomina estructura del producto.
  • Cómo se identifican y codifican los elementos de configuración.
  • Cómo se documenta cada elemento de configuración.
  • Cómo se identifican y codifican los documentos de cada elemento de configuración.
  • Longitud y formato de los diferentes códigos de identificación.

Estructura del producto y listas de materiales

La estructura de producto proporciona una clasificación jerárquica de los elementos que forman un producto. Con la estructura de producto podemos representar los componentes que conforman el producto, así como sus características. La mayoría de nuevos productos no son totalmente nuevos, ya que en la mayoría de las ocasiones se basan de alguna u otra manera en productos ya existentes. Las empresas que mejor hagan uso de esta característica, gestionar la estructura del producto y re-utilizarla,  tendrán una ventaja competitiva importante.

Definir la estructura de un producto es un proceso que consiste en descomponer un producto final en su jerarquía de módulos, conjuntos, subconjuntos, componentes, y en algunos casos llegar hasta la materia prima.

Una lista de materiales es una lista formalmente estructurada de un objeto (semiacabado o acabado) que contiene una relación de todos sus componentes. Una lista de materiales debe incluir al menos cuatro elementos básicos de información para cada elemento físico o artículo que en ella aparece: el número o código de artículo, el nombre o descripción del artículo, la cantidad, y la unidad de medida en la que está expresada la cantidad.

En un entorno típico de ingeniería y fabricación, generalmente se requiere de dos listas de materiales para un producto, la lista de ingeniería y la lista de fabricación. La lista de materiales de ingeniería contiene los elementos o artículos de acuerdo a como se han diseñado, y como se representan en los planos de ensamblaje o conjunto. En muchos casos la lista de ingeniería puede no ser suficiente para mostrar la agrupación de componentes de cada fase del proceso de producción, y puede no incluir todos los datos necesarios para dar soporte a la fabricación o al aprovisionamiento. En este caso, para recoger toda esta información recurriríamos a la lista de fabricación.

Líneas base o líneas de referencia

El desarrollo de un producto es un proceso dinámico que impone ciertos hitos o puntos de control por los cuales el desarrollo debe pasar. Estos hitos o líneas base, también llamadas líneas de referencia, suelen dividir el proceso de desarrollo en diferentes fases. Las líneas base o líneas de referencia también actúan como referencias que se establecen no sólo como hitos del proceso de desarrollo, sino también como puntos de control en momentos determinados.

Las líneas base o de referencia se establecen mediante la definición y el registro de la documentación asociada y aprobada para cada elemento de configuración. Una vez establecida una línea base o de referencia, los documentos que la definen deben estar bajo control de cambios.

Desde el punto de vista de la estructura del producto hay dos líneas base o de referencia claves en el ciclo de vida del producto. La primera de ellas contiene todo lo que se sabe acerca de cómo tiene que ser el producto, y que capacidades deberá tener antes de que empiece su desarrollo. A esta primera línea base se le denomina “línea base de requisitos”. La segunda línea base contiene la estructura del producto cuando éste está desarrollado y se pasa a la fase de producción. A esta segunda línea base se le denomina “línea base de producción”.

Fases del ciclo de vida y líneas base o líneas de referencia.

Fases del ciclo de vida y líneas base o líneas de referencia.

Documentación de producto

Como se comentó anteriormente, un elemento de configuración puede estar definido o representado por un documento o un conjunto de documentos. Toda esta documentación debería clasificarse al menos en tres categorías:

  • Documentación de diseño, que contemplaría toda aquella que define el producto.
  • Documentación de soporte, que contemplaría toda aquella que da soporte, mantiene al producto o facilita su uso.
  • Documentación de fabricación, que contemplaría toda aquella que define el proceso de fabricación.

Los documentos en general se deberían identificar por el tipo de documento, por su código y por su índice de revisión. Un índice de revisión se asigna inicialmente cuando el documento se aprueba y libera por primera vez. Este índice de revisión debe ir avanzando cada vez que el documento sufra una modificación.

Codificación del producto

Cada elemento de configuración y cada uno de sus documentos deben disponer de un identificador único. Para los elementos de configuración este identificador se denomina código de artículo. Para los documentos este identificador se denomina código de documento.

El código de artículo se asocia a conjuntos, subconjuntos, componentes, y normalmente también a los productos finales. El código de documento se asocia a cualquier documento a controlar. Tanto el código de artículo como el código de documento deben ser únicos, y deben identificar al artículo o al documento de un modo inequívoco. El código del artículo es de máxima importancia ya que en él se basan las reglas de intercambiabilidad cuando hay que realizar cambios.

A la hora de codificar podríamos hablar de códigos significativos y códigos no significativos. Un código se considera no significativo cuando ninguno de sus dígitos tienen significado. Normalmente está compuesto por un contador. Un código se considera significativo cuando uno o más de sus dígitos tienen significado.

La tentación por utilizar códigos significativos es alta ya que únicamente de su interpretación se obtiene información. La principal ventaja de los códigos significativos es que ayudan a encontrar elementos o artículos con características similares. La principal desventaja de los códigos significativos es que es más difícil la re-utilización de los elementos que representan.

El índice de revisión es una letra o número que representa el nivel de modificación del elemento. El índice de revisión es aplicable tanto a los elementos de configuración como a los documentos. Es recomendable que el índice de revisión no forme parte del código del elemento.

Control de cambios

Los procesos relacionados con la gestión de cambios son indudablemente los de mayor complejidad que se pueden encontrar en una empresa industrial. La necesidad de tener que hacer cambios probablemente no se pueda eliminar, pero algunos métodos para implementarlos son mejores que otros.

El objetivo del control de cambios es identificar la necesidad de un cambio, analizar el impacto que el cambio tendrá sobre los productos y procesos, y controlar su desarrollo e implementación. En concreto el control de cambios debe cubrir:

  • Cómo se solicitan los cambios.
  • Cómo se clasifican los cambios.
  • Cómo se analizan y evalúan los cambios.
  • Cómo se calculan los costes de un cambio.
  • Cómo se revisan los cambios solicitados.
  • Cómo se implantan los cambios.

Los motivos o causas para tener que realizar un cambio pueden ser varios, entre ellos podríamos destacar:

  • Corregir un error en un plano o en cualquier otro documento.
  • Corregir un problema de uso, fiabilidad o seguridad en el producto.
  • Reparar un error o defecto en el producto.
  • Mejorar el rendimiento y/o la funcionalidad del producto.
  • Mejorar la productividad del proceso.
  • Reducir los costes.
  • Responder de un modo más eficiente a los requerimientos.
  • Incorporar nuevos requerimientos o necesidades.
  • Mejorar la instalación, el servicio o el mantenimiento del producto.

Clasificación de los cambios

Es importante entender las clases de cambio y las implicaciones de estos cambios en la estructura y configuración del producto.

Los cambios mayores o de clase 1 son aquellos que afectan al ajuste, forma o función, es decir, tienen que ver con las especificaciones aprobadas, compatibilidad, fiabilidad, seguridad, conexión, etc. Esta clase de cambios tienen un impacto significativo y requieren revisión, coordinación y aprobación de todas las funciones implicadas. Esta clase de cambios afectan a la intercambiabilidad.

Los cambios menores o de clase 2 son cambios principalmente para corregir documentación, y básicamente son aquellos que no se definen como cambios mayores.

Procesos relacionados con el control de cambios

Un proceso de cambio no puede ser rápido y eficiente, si la información a cambiar no se identifica, estructura y relaciona apropiadamente.

Los procesos principales relacionados con el control de cambios son:

  • Proceso de petición de cambio.
  • Proceso de orden de cambio.

Formularios y diagramas de flujo para procesos de cambio

Los formularios son registros de información que permiten controlar y almacenar los datos del proceso de cambio. Los diagramas de flujo son patrones que permiten guiar el trabajo a través del propio proceso de cambio.

Los procesos de cambio no pueden ser mejores que los formularios y diagramas de flujo utilizados para manejarlos y soportarlos.

Proceso de petición de cambio (ECR – Engineering Change Request)

El objetivo de este proceso es proponer un cambio sobre productos, artículos, procesos, documentación, etc.

El proceso de petición de cambio debe disponer de un formulario específico, el cual debe contener la siguiente información:

  • Código de petición de cambio.
  • Datos generales de la petición de cambio (responsables y fechas).
  • Descripción de la petición de cambio.
  • Justificación o razones para el cambio.
  • Urgencia del cambio
  • Descripción de la solución.
  • Elementos afectados por el cambio.
  • Estado de la petición de cambio (aceptada, rechazada, etc.).

El proceso de petición de cambio debe disponer de un diagrama de flujo específico, y similar al indicado en la imagen adjunta.

Diagrama de flujo del proceso de petición de cambio.

Diagrama de flujo del proceso de petición de cambio.

Proceso de orden de cambio (ECO – Engineering Change Order)

El objetivo de este proceso es ejecutar o llevar a cabo un cambio recogido por un “Proceso de petición de cambio”, el cual ha sido aceptado o aprobado.

El proceso de petición de orden de cambio debe disponer de un formulario específico, el cual debe contener la siguiente información:

  • Código de orden de cambio.
  • Código de petición de cambio asociada.
  • Datos generales de la orden de cambio (responsables y fechas).
  • Descripción de la orden de cambio.
  • Justificación de la orden de cambio.
  • Tipo de cambio.
  • Elementos afectados por el cambio.
  • Impacto del cambio.
  • Plan de efectividad del cambio.
  • Plan de actuación (responsables y fechas).
  • Estado de la orden de cambio (en ejecución, realizada, etc.).

El proceso de orden de cambio debe disponer de un diagrama de flujo específico, y similar al indicado en la imagen adjunta.

Diagrama de flujo del proceso de orden de cambio.

Diagrama de flujo del proceso de orden de cambio.

 


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